Exit Interview – Jak na něj a co si z něj vzít

Výstupní rozhovor často mnoho firem opomíjí a považuje za zbytečnou ztrátu času se zaměstnancem, který z firmy stejně již odchází. Právě a především proto může být exit interview skvělou příležitostí, jak získat cennou zpětnou vazbu. Nenechte si ujít informace, které vám i vaší firmě mohou pomoci růst a stáhněte si užitečného pomocníka. 

Co je exit interview a proč na něj nezapomínat?

Rozhovor při odchodu zaměstnance, je klíčovým nástrojem pro HR specialisty, HR manažery a vedoucí pracovníky. Přestože se to na první pohled může zdát jako formalita, správně vedený výstupní rozhovor může poskytnout cenné informace o firemní kultuře, managementu a celkovém pracovním prostředí. 

Exit interview je rozhovor, který obvykle vede někdo z HR nebo vedoucí pracovník se zaměstnancem, který z firmy odchází. Jeho hlavním účelem je zjistit důvody, proč zaměstnanec odchází, co mu chybělo, co ocenil a především získat velmi cennou zpětnou vazbu na firemní prostředí a procesy. 

Odcházející zaměstnanec může firmě sdílet cenné informace, které, pokud budou správně uchopené, může firma využít a odhalit řadu potenciálních problémů, jako např.:

• Problémy v řízení nebo vedení týmu
• Problémy v týmu
• Nedostatky v komunikaci
• Příčiny nespokojenosti zaměstnanců
• Překážky, které brání osobnímu a profesnímu rozvoji zaměstnanců

Jak správně vést exit interview?

Správně vedený rozhovor je základem pro získání kvalitní zpětné vazby. Aby rozhovor splnil svůj účel, je důležité dodržet několik základních pravidel:

Zvolte správný čas a prostředí

Rozhovor by měl probíhat v uvolněné atmosféře, v přátelském duchu bez jakéhokoliv tlaku. Důležitý je také výběr správného času – rozhovor by neměl probíhat v den, kdy zaměstnanec odchází, ale spíše několik dní před jeho odchodem, aby měl dostatek prostoru na zamyšlení.

Otázky, které klást při výstupním rozhovoru

Otázky během rozhovoru s odcházejícím zaměstnancem by měly být strukturované a zaměřené na různé stěžejní oblasti – pracovní náplň, komunikace v týmu, přístup manažera, pracovní podmínky, firemní kultura a další. 

Příklady otázek, které můžete v různých obměnách použít:

• Proč jste se rozhodl/a pro novou práci?
• Co je na práci u nás nejlepší? Co vás tu bavilo? Chodil/a jste do práce rádi?
• Cítil/a jste se při práci v bezpečí, spokojen/a a respektován/a?
• Kdybyste mohli na firemní kultuře něco změnit, co by to bylo?
• Měl/a jste dostatek příležitostí ke kariérnímu růstu, abyste se mohl/a profesně rozvíjet?
• Co byste ve firmě změnil/a, aby se vám pracovalo lépe?
• Jak hodnotíte komunikaci s vedením a týmem?
• Co bylo hlavním důvodem vašeho odchodu?

Dotazník pro výstupní rozhovor ke stažení

Nejen pro situace, kdy není možné provést standardní exit interview, je vhodné využít dotazník, díky kterému máte možnost se odcházejícího zaměstnance zeptat na jeho názor. 

Dotazník mapuje nejen důvody a okolnosti odchodu, ale také pozitivní zkušenosti, vztahy s kolegy a nadřízeným nebo firemní kulturu. Pro řadu lidí je to navíc komfortnější forma, kterou jim umožníte vyjádřit se bez přímé konfrontace, která pro ně může být nepříjemná a vy stále získáte velmi cenné informace.

Poskytněte zaměstnanci prostor pro odpovědi

Je důležité nechat zaměstnance volně mluvit a vyjádřit své názory a pocity. Aktivní naslouchání je klíčem k získání hodnotné zpětné vazby.

Co si z výstupního rozhovoru vzít?

Pokud exit interview proběhne bez následného zpracování informací, je to téměř stejné, jako by rozhovor neproběhl vůbec. Získané informace a poznatky je proto velmi důležité analyzovat a následně využít pro další kroky ke zlepšení. Jaké oblasti vám může exit interview pomoci zlepšit? 

Firemní kultura 

Exit rozhovory mohou odhalit problémy v komunikaci, spolupráci nebo hodnotách, které firma propaguje. Pokud například více zaměstnanců zmiňuje problémy s nedostatečnou otevřeností vedení, je to jasný signál, že je třeba se na tuto oblast zaměřit.

Fluktuace

Opakující se důvody odchodů zaměstnanců mohou odhalit systematické problémy, které je třeba řešit. To následně může vést ke snížení fluktuace a stabilizaci týmu.

Management a vedení týmů

Často se stává, že zaměstnanci odcházejí kvůli nespokojenosti nebo špatným vztahům s nadřízenými. Exit interview může pomoci identifikovat slabá místa v řízení a nabídnout zpětnou vazbu, kterou můžete využít k rozvoji leadershipu ve firmě.

Praktické tipy pro efektivní exit interview

Máme pro vás pár praktických tipů, jak maximalizovat efekt výstupního rozhovoru: 

Zachovejte objektivitu

Neberte zpětnou vazbu osobně a soustřeďte se na konstruktivní řešení problémů.

Zajištění anonymity

Umožněte zaměstnancům vyjádřit se anonymně, pokud to situace vyžaduje. Můžete využít kombinaci výstupního rozhovoru a výstupního dotazníku. 

Pravidelná analýza dat

Analyzujte zpětnou vazbu v průběhu času a vytvářejte statistiky. To vám umožní identifikovat trendy a systematické problémy, které je třeba řešit. 

Následná opatření

Zajistěte, že zpětná vazba z exit interview bude využita a povede k reálným změnám.

Závěr

Exit interview je mocným nástrojem pro zlepšení firemní kultury, snižování fluktuace a zlepšení vedení a celkového stylu spolupráce. Správně vedený a vyhodnocený rozhovor poskytuje cenné informace, které mohou vést k dlouhodobým pozitivním změnám ve firmě. Pro HR specialisty a manažery je proto klíčové věnovat tomuto procesu dostatečnou pozornost a využívat získaná data efektivně.